Manajemen Proyek dan Resiko (tugas 2) #minggu 4,5 dan 6

Manajemen Proyek dan Resiko

Minggu ke-4 - Project Integration Management (Manajemen Integrasi)

Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik

·                     Manajer proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung 

·                     Manajemen integrasi proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak

·                     Manajemen integrasi proyek: termasuk Interface 

·                     Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek

  

Proses dan overview Project Integration Management

Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi delapan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini: 

·                     Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup 

·                     Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian jadwal 

·                     Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya 

·                     Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim kerja

·                     Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja,dan penyelesaian administratif

·                     Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko dan pengendalian penanggulangan resiko

·                     Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan penyelesaian kontrak

·                     Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik. Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan

Kerangka kerja integrasi manajemen proyek, pengembangan, atribut, dan elemen umum dari sebuah rencana proyek

Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentuk proposal

Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalam manajemen proyek

    Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge) meliputi:

·                     Manajemen integrasi proyek, terdiri dari: pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasi dengan baik 

·                     Manajemen ruang lingkup proyek: dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek 

·                     Manajemen waktu: mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada waktunya 

·                     Manajemen biaya: meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan 

·                     Manajemen mutu: dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder) 

·                     Manajemen sumber daya manusia (SDM): mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan proyek 

·                     Manajemen komunikasi proyek, terdiri atas: perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola dengan baik 

·                     Manajemen resiko, mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul 

·                     Manajemen pengadaan, mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala ur mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah

Contoh Outline untuk Software Project Management Plan (SPMP)

 

Analisis Stakeholder dan contohnya

   Dokumen stakeholder analisis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan:

·                     Nama dan organisasi stakeholder 

·                     Peranannya dalam proyek

·                     Fakta-fakta unik mengenai stakeholder

·                     Level keterlibatannya, dan

·                     Ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholde

Eksekusi rencana proyek dan ketrampilan penting yang dibutuhkan 

- Mengelola eksekusi proyek 

·                     Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan 

·                     Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek 

·                     Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan

- Keterampilan penting dalam eksekusi proyek: 

·                     Kepemimpinan 

·                     Komunikasi 

·                     Politik 

·                     Kemampuan menggunakan tools dan techniques 

- Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar 

- Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan 

- Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek

Alat dan teknik eksekusi proyek

·                     Metodologi manajemen proyek 

·                     Manajemen proyek sistem informasi 

Integrated change control dan process pada proyek TI

Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle.

- Tujuan utama pengendalian perubahan:

·                     Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality) 

·                     Menentukan apakah perubahan sudah terjadi

·                     Mengelola perubahan yang terjadi

- Kontrol perubahan dalam proyek IT: 

·                     Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya

·                     Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat

·                     Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses  komunikasi dan negosiasi yang konstan

·                     Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut 

Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)

- Sistem kontrol perubahan: 

·                     Proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah

·                     Menggambarkan orang yang berwenang untuk membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut 

·                     Seringkali melibatkan Change Control Board (CCBs),  manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya

- Change control board:

·                     Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui 

·                     Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi 

·                     Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat

Konfigurasi Manajemen

·                     Cara menjamin bahwa deskripsi dari produk yang  dihasilkan sudah benar dan lengkap 

·                     Berkonsentrasi pada identifikasi dan mengendalikan karakteristik produk berdasarkan fungsional dan desain fisik produk 

·                     Spesialis manajemen konfigurasi bertugas untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan 

·                     konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, serta audit produk-produk dalam rangka verifikasi kesesuaiannya dengan requirement

Minggu ke-5 - Project Scope Management (Manajemen Ruang Lingkup)

Pengertian Project Scope Management

     Project Scope Management adalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud. Project Scope Management atau Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam sebuah proyek.

Proses Projeck Scope Management

·                     Scope planning : menentukan bagai mana ruang lingkup akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.

·                     Scope definition: menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.

·                     Membuat WBS:mengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.

·                     Scope verivikasi : penerimaan mempormalkan ruang lingkup proyek.

·                     Scope Control : Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.Inisialisasi Proyek : Rencana strategis dan pemilihan proyek.

Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang, memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru.

·                     Organisasi sering melakukan analisis SWOT.

·                     Identifikasi proyek potensial.

·                     Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang sedang dikerjakan.

·                     Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan project charter.

Mengapa perusahaan investasi pada IT

·                     Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi

·                     Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.

·                     Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.

Identifikasi Proyek Potensial

·                     Kebanyakan organisasi mengikuti proses perencanaan dalam memilih proyek IT

·                     Membangun Rencana strategis IT berdasarkan rencana strategis organisasi secara menyeluruh.

·                     Analisis Area Bisnis

·                     Mendefinisikan proyek yang potensial

·                     Memilih proyek IT dan menempatkan sumber daya yang dibutuhkan.

Analisis Finansial

Didalam analisis dibutuhkan pertimbangan finansial yang merupakan hal terpenting dalam pemilihan proyek. Sehingga dibutuhkan metode – metode dalam melakukan pertimbangan tersebut yang terdiri dari :

·                     Net Present Value (NPV) analysis

·                     Return on Investment (ROI)

·                     Payback analysis

Weighted Scoring Model

Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria.

·                     Identifikasi kriteria yang penting

·                     Tentukan bobot pada setiap kriteria

·                     Tentukan score pada tiap kriteria

·                     Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total

·                     Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang didapatkan.

Penerapan Balanced Scorecard

Scorecard yang seimbang adalah perencanaan strategis dan sistem manajemen yang digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba di seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi terhadap strategis tujuan.

Balanced Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional Tapi ukuran finansial menceritakan kisah tentang peristiwa masa lalu, cerita yang memadai untuk perusahaan abad industri di mana investasi dalam kapabilitas jangka panjang dan hubungan dengan pelanggan tidak penting untuk keberhasilan.. Langkah-langkah keuangan tidak memadai, namun , untuk menuntun dan mengevaluasi perjalanan perusahaan bahwa informasi usia harus membuat untuk menciptakan nilai masa depan melalui investasi pada pelanggan, pemasok, karyawan, proses, teknologi, dan inovasi.

Prinsip dasar pembentukan WBS

Sebuah karya breakdown structure (WBS) adalah proses untuk menentukan akhir dan produk antara suatu proyek dan hubungan mereka. Umumnya, WBS menggunakan diagram pohon / struktur diagram untuk menunjukkan keseluruhan resolusi persyaratan menjadi semakin tingginya tingkat detail. WBS memungkinkan sebuah tim untuk mencapai persyaratan umum oleh partisi tugas besar ke dalam komponen yang lebih kecil dan berfokus pada pekerjaan yang dapat lebih mudah dilakukan.

WBS menangkap semua elemen dari sebuah proyek di teratur. Meruntuhkan besar, proyek-proyek yang kompleks menjadi bagian proyek yang lebih kecil memberikan kerangka kerja yang lebih baik untuk mengatur dan mengelola proyek. WBS dapat memfasilitasi alokasi sumber daya, tugas tugas, tanggung jawab, pengukuran dan pengendalian proyek. WBS adalah yang digunakan pada awal proyek untuk menetapkan cakupan, perkiraan biaya dan mengatur jadwal GanttDalam menggunakan WBS, penting bahwa proyek tidak dipecah menjadi terlalu banyak detail seperti yang dapat mengarah pada mikro manajemen. Sebaliknya, terlalu sedikit detail dapat mengakibatkan tugas-tugas yang terlalu besar untuk mengelola secara efektif. WBS dapat disajikan dalam sebuah daftar tabel, daftar tugas yang menjorok sebagai bagian dari bagan Gantt atau dalam pohon hirarki. Lebih sering WBS terdaftar dalam hirarki pohon yang menangkap kiriman dan tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapai penyelesaian proyek.

Scope Verification dan Scope Change Control

·                     Scope Vertifications

Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.

·                     Scope Control

Scope Contro melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.

Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

Minggu ke-6 - Project Time Management (Manajemen Waktu)

Apakah manajemen waktu itu penting?

Bagi sekelompok orang, waktu adalah aset yang teramat penting bahkan untuk manusia modern, waktu sering disamakan dengan uang.

Begitu juga halnya dalam sebuah proyek, manajemen waktu adalah hal yang esensi.

Dapat dikatakan bahwa factor utama yang membedakan antara proyek dan kegiatan operasional adalah adanya keterbatasan waktu dalam suatu proyek, sementara kegiatan operasional bersifat berkelanjutan.

Keterbatasan waktu ini mencerminkan adanya misi khusus dan penting dalam setiap proyek. Sehingga pemenuhan target waktu menjadi tugas utama pengelola dan pemimpin proyek.

Manajemen jadwal yang perlu dilakukan oleh manajer proyek dan anggotanya

Input utama adalah WBS, yakni kesepakatan mengenai lingkup kerja proyek. Langkah selanjutnya yang dapat dilakukan:

1.                  Merinci berbagai kegiatan yang diperlukan untuk penyelesaian setiap paket pekerjaan secara lebih spesifik.

2.                  Menentukan urutan atau logika proses penyelesaian pekerjaan sehingga estimasi waktu dapat diperoleh dengan lebih akurat namun realistis.

3.                  Estimasi sumber daya (resources) yang akan melibatkan dan dipergunakan (money, materials, methods, machines) dalam rangkaian kegiatan tersebut.

4.                  Estimasi target waktu perkegiatan dan mencari total durasi seluruh rangkaian kegiatan yg sering ditampilkan dalam sebuah diagram kegiatan proyek(network diagram) atau Precedence Diagraming Method (PDM).

5.                  Menyusun dan finalisasi jadwal dalam bentuk gantt-chart atau time table.

6.                  Mengendalikan dan menyesuaikan jadwal proyek.

Proses utama terkait manajemen waktu proyek

Pada tahap perencanaan:

·                     Menyiapkan daftar aktivitas (action plan) untuk menyelesaikan setiap paket pekerjaan (work packages).

·                     Menyusun urutan setiap paket pekerjaan atau aktivitas dalam suatu rangkaian diagram, yang disebut Schedule Network Diagram. Keterkaitan antara masing-masing aktivitas predesesor dan suksesor dalam proyek dapat digolonkan ke 4 pola hubungan yaitu:

1.                  Finish-to-Start. Kegiatan A selesai kemudian dilanjutkan dengan kegiatan B.

2.                  Finish-to-Finish. Kegiatan A selesai sehingga kegiatan B dapat selesai.

3.                  Start-to-Start. Kegiatan A dimulai sehingga kegiatan B dapat dimulai.

4.                  Start-to-Finish. Kegiatan A dimulai sehingga kegiatan B dapat selesai.

·                     Keterkaian antara kegiatan A dan kegiatan B dapat terjadi karena sifatnya yang mandatory (hard logic), yakni kegiatan A secara teknis harus selesai sebelum kegiatan B dapat dimulai.

·                     Teknik lain dalam manajemen waktu adalah leads (percepatan waktu) dan lags (waktu tunggu/perlambatan).

·                     Berdasarkan daftar aktivitas, manajer proyek harus memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia, material dan peralatan.

·                     Langkah berikutnya adalah mencari durasi proyek dengan membuat network diagram.

DAFTAR PUSTAKA:

Ø  K.C.CHAN, PETER ONG, DAN R.EKO INDRAJIT. Integrated project management. Yogyakarta: Andi; 2004.

Ø  Robert K. Wysocki, Robert Beck Jr, David B.Crane. Effective Project Management, Second Edition. Canada: John Wiley & Sons, Inc; 2000.

Sumber: 

https://journeyofanextraordinary.blogspot.com/2019/10/manajemen-waktu.html
http://dhonykurniadi0204.blogspot.com/2012/01/project-scope-management-manajemen.html